L’embauche de nouvelles personnes ne résout pas toujours les problèmes. Souvent, cela ajoute simplement davantage de gestion à effectuer. Ce dont vous avez vraiment besoin, c’est d’un système prêt à l’emploi qui réduit le bruit et permet d’avancer, sans micro‑gestion. C’est ce que Proactyv propose.
Contexte
Une entreprise de taille moyenne spécialisée dans le juridique et la conformité en Europe connaissait une croissance rapide. Alors que la charge de travail augmentait, la direction pensait que leur seule solution était d’embaucher davantage de personnel administratif — un processus coûteux et chronophage. Mais plus d’embauches signifiaient plus d’intégration, plus de supervision et une complexité interne accrue.
Les défis :
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Les assistants de direction étaient surchargés de tâches routinières
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Les temps de réponse étaient lents, tant en interne qu’en externe
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Les retards dans les embauches créaient des goulots d’étranglement
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La direction passait plus de temps à gérer qu’à se concentrer sur les clients
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L’entreprise n’avait pas de système pour faire évoluer ses opérations sans augmenter ses effectifs
Il leur fallait du soutien — mais pas un employé à temps plein à former et gérer.
La solution BPO de Proactyv
Proactyv a mis en place une solution de back‑office prête à l’emploi qui a immédiatement allégé la charge des équipes internes. Notre modèle d’externalisation des processus métier (BPO) a fourni au client des assistants virtuels multilingues, disponibles à la demande, capables de gérer les tâches récurrentes avec structure et autonomie.
Domaines clés supportés :
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Tri des e‑mails et gestion des boîtes de direction
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Préparation et mise en forme de documents
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Coordination des agendas et prise de rendez‑vous
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Processus administratifs pour l’intégration de nouveaux clients
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Rapports quotidiens à destination des associés, sans avoir à les relancer
La transformation
Plutôt que d’embaucher et d’intégrer plusieurs nouveaux collaborateurs, l’entreprise a bénéficié d’un soutien opérationnel immédiat via une équipe BPO formée, à distance, sans nécessiter de micro‑gestion.
Résultats marquants :
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Réduction de 70 % des coûts liés aux embauches administratives
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Délai de traitement lors de l’intégration des clients divisé par deux
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40 % de courriels internes en moins grâce à la centralisation des tâches
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Temps récupéré pour les associés : environ 12 heures par semaine
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Moral des équipes internes amélioré du fait d’une charge administrative allégée
Conclusion
Embaucher plus de personnes n’est pas toujours la solution.
Une externalisation intelligente avec Proactyv a fourni à cette entreprise les outils, la structure et l’expertise nécessaires pour croître — sans les frictions liées à l’augmentation des effectifs.
« Vous n’avez pas besoin de plus de personnes. Vous avez besoin de moins de problèmes. »
