L’externalisation n’est efficace que si elle s’intègre parfaitement à votre activité. Chez Proactyv, nous ne faisons pas que gérer des tâches — nous intégrons, optimisons et fournissons un support en temps réel qui rend votre quotidien plus léger et plus productif.
Ce cas illustre ce qu’un client type vit lorsqu’il nous rejoint — et comment notre modèle BPO transforme le chaos administratif en maîtrise sereine.
Étape 1 : Installation Plug & Play (sans refonte technologique)
Nous commençons par travailler avec vos outils existants : Gmail, Outlook, Google Agenda, Office 365, Trello, Notion, Slack — tout ce que vous utilisez. Aucun nouveau système requis.
Notre équipe d’assistants virtuels reçoit un accès avec des permissions et protocoles clairs, garantissant une parfaite adéquation avec vos processus internes.
Étape 2 : Boîte mail structurée et délégation des e-mails
Les e-mails sont filtrés, tagués et triés par urgence.
Les FAQ et messages à faible priorité sont traités de manière autonome.
Les e-mails importants sont rédigés et soumis à votre approbation.
Vous recevez un résumé matinal des 3 points clés à examiner, pas 300 messages.
✅ Résultat : Focus clarifié, moins de messages manqués, fini la surcharge e-mail.
Étape 3 : Agenda géré comme un outil stratégique
Les réunions sont planifiées selon votre énergie et vos priorités.
Des plages horaires sont dédiées au travail en profondeur, à l’administratif et aux mises à jour.
Des marges intégrées pour éviter la fatigue des rendez-vous en chaîne.
Les rappels et reprogrammations sont automatisés.
✅ Résultat : Un agenda qui reflète vos vrais objectifs, pas seulement les plannings des autres.
Étape 4 : Tableaux de bord, rapports et administratif sans votre intervention
Mises à jour en temps réel des tableaux de ventes, projets ou performances.
Rapports hebdomadaires préparés avant même que vous en fassiez la demande.
Notes et analyses ajoutées pour que vous soyez toujours prêt à vos réunions.
✅ Résultat : Meilleures décisions, moins de gestion en urgence.
Étape 5 : Support discret et constant qui évolue avec vous
Notre modèle BPO vous assigne une équipe VA dédiée, formée à votre secteur.
Nous documentons les processus, affinons les workflows et nous adaptons à votre croissance.
Vous gardez le contrôle — nous restons efficaces et invisibles en arrière-plan.
✅ Résultat : Structure sans microgestion.
Pourquoi c’est important
Vous n’avez pas besoin d’embaucher une équipe complète pour gérer votre temps, vos e-mails ou votre administratif.
Vous avez besoin d’un partenaire opérationnel fiable qui comprend le flux de votre activité — et qui agit sans supervision constante.
C’est ça, Proactyv.
