Une société de conseil appuyée par la technologie connaissait une forte croissance, mais son support administratif interne ne suivait pas. Les chefs d’équipe perdaient des heures à coordonner des réunions, gérer les agendas et faire face à la surcharge de courriels, ce qui entraînait une mauvaise gestion du temps et des opportunités commerciales manquées.
Le défi
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Les membres de l’équipe organisaient les réunions manuellement, entraînant des chevauchements ou des rendez-vous manqués
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Les cadres dirigeants passaient jusqu’à 3 heures par jour à trier leurs e-mails
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Aucun système unifié pour hiérarchiser les communications urgentes vs. les tâches de routine
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Manque de visibilité sur les calendriers internes et ceux des clients
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Le personnel junior gérait les plannings de manière réactive, sans stratégie ni suivi
L’entreprise avait besoin d’une manière plus intelligente de gérer les opérations quotidiennes — sans embaucher d’assistants exécutifs à temps plein.
La solution BPO par Proactyv
Proactyv est intervenu avec une équipe dédiée d’assistants virtuels dans le cadre de notre service d’externalisation des processus métier (BPO). Ces spécialistes expérimentés ont pris en charge la gestion des calendriers, des e-mails et la coordination des réunions avec précision et discrétion.
Transformation côte à côte
| Tâche | Équipe interne | Avec Proactyv |
|---|---|---|
| Gestion des agendas | Réservations simples | Planification stratégique avec rappels |
| Organisation des réunions | Retards, chevauchements | Coordination entre fuseaux horaires |
| Traitement des e-mails | Réactif, priorités manquées | Tri proactif & relances |
| Gestion de la boîte mail | Gérée uniquement par les cadres | Déléguée, filtrée, prête à l’action |
Résultats
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Réduction de 90 % des conflits de planification
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50 % de temps gagné sur les e-mails pour les cadres dirigeants
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Coordination fluide des réunions entre régions
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Les relances proactives ont augmenté le taux de présence en réunion
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Les cadres ont récupéré plus de 10 heures par semaine pour se concentrer sur la stratégie
Conclusion
Votre équipe peut planifier une réunion. Nos experts conçoivent votre journée.
Grâce au soutien back-office à distance de Proactyv, ce client a transformé des agendas chaotiques et des boîtes mail saturées en systèmes automatisés et rationalisés. En externalisant la gestion des calendriers et des courriels, la productivité interne a grimpé — tout comme la tranquillité d’esprit des cadres.
